Кадровый пакет для ИП и ООО

Что такое кадровый учёт

Кадровый учёт — система оформления и хранения документов о трудовых отношениях. Регулируется Трудовым кодексом РФ, постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 (формы Т), приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (сроки хранения), ФЗ-377 от 22.11.2021 (электронный кадровый документооборот). Является обязательным для всех работодателей — и ООО, и ИП, имеющих наёмных работников.

Обязательные документы при приёме на работу (ст. 65 ТК РФ)

Работник при приёме обязан предоставить:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
• Трудовую книжку (если есть бумажная) или СТД-Р из ЛК СФР.
• СНИЛС.
• Документы воинского учёта — для военнообязанных.
• Документ об образовании, квалификации или специальной подготовке — если работа требует.
• Справку о наличии (отсутствии) судимости — для определённых должностей (педагоги, охранники, банковские служащие).
• ИНН — может попросить работодатель.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.— ТК РФ ст. 65

Дистанционная работа (гл. 49.1 ТК РФ)

Постоянная или временная (до 6 мес.). С 2021 г. законодательство позволяет переводить работников на дистанционку по соглашению сторон (ст. 312.4) или временно при чрезвычайных обстоятельствах (ст. 312.9). Работодатель обеспечивает оборудованием или компенсирует использование личного.

Срочный vs бессрочный договор

По умолчанию — бессрочный (на неопределённый срок). Срочный (до 5 лет) допустим только в случаях из ст. 59 ТК РФ:

• Замещение временно отсутствующего работника.
• Сезонные работы, временные работы (до 2 мес.).
• У работодателей-малых субъектов с численностью ≤ 35 чел. (≤ 20 — в розничной торговле и бытовом обслуживании).
• С пенсионерами по возрасту, по соглашению.
• С руководителями, заместителями, главными бухгалтерами.
• На срок выполнения определённой работы — если её срок известен.

Испытательный срок (ст. 70 ТК РФ)

Максимум — 3 месяца для рядовых, 6 месяцев — для руководителей и главных бухгалтеров. Запрещено: для беременных, женщин с детьми до 1,5 лет, несовершеннолетних, выпускников вузов в течение 1 года после окончания (если первая работа по специальности), приглашённых в порядке перевода. Если работник не выдержал испытание — увольнение в упрощённом порядке (ст. 71): уведомление за 3 дня с указанием причин.

Налоги и взносы с зарплаты

С работника удерживается НДФЛ:

• 13% — общий доход до 2,4 млн ₽/год;
• 15% — с 2,4 до 5 млн ₽;
• 18% — с 5 до 20 млн ₽;
• 20% — с 20 до 50 млн ₽;
• 22% — свыше 50 млн ₽ (с 2025 г., ФЗ-176 от 12.07.2024).

Работодатель из своих средств уплачивает страховые взносы:

• 30% (на ОПС 22% + ОМС 5,1% + ВНиМ 2,9%) — общий тариф;
• 15% — для МСП (с зарплаты выше 1 МРОТ — 22 440 ₽ на 2025 г.);
• 0,2–8,5% — взносы от несчастных случаев в зависимости от класса риска.

Электронный кадровый документооборот

С 22.11.2021 (ФЗ-377) можно вести 90% кадровых документов электронно. Исключения: трудовая книжка (бумага), приказ об увольнении (если работник просит бумагу). Для перехода — положение о ЭКДО, согласие работников, УКЭП работодателя, УНЭП/УКЭП работников. Бесплатные УНЭП — через Госуслуги (ЕСИА).

Хранение документов

По приказу Росархива от 20.12.2019 № 236:

• Трудовые договоры, личные дела, приказы по личному составу — 50 лет (с 2003 г.) / 75 лет (до 2003 г.).
• Графики отпусков — 3 года.
• Табели учёта рабочего времени — 5 лет.
• Приказы по основной деятельности — постоянно.